日本海ガス絆ホールディングスグループは、部門ごとに異なる見積書フォーマットの管理煩雑さや、紙での回覧による非効率さを課題としていました。これらの業務効率化とペーパーレス化を目的に、ExcelやWordを自動でPDF化でき、社外発信権限のアカウント数が柔軟でコスト面でも優れたShachihata Cloudを導入しました。導入後は、社内から社外取引先までを一気通貫で回覧できるようになり、注文書の回覧完了日数が最大で1カ月から3日に短縮されるなど、大幅な業務効率化を実現しています。

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導入事例の詳細

導入前の課題

各部門や担当者ごとに異なる見積書フォーマットの管理が煩雑だった

部門ごとに差異がある見積書などは既存のワークフロー仕組みに載せられなかった

添付書類としてExcelなどを載せてヒューマンルールで運用し、改ざんのリスクがある状態で回覧せざるを得なかった

グループ間の発注書の回覧が非常に煩雑だった

紙での回覧が慣習化している部署があった

導入の目的

回覧の省力化とペーパーレス化の課題に対応するため

導入後の効果

富山支社では注文書の回覧完了までの日数が５日から30日掛かっていたところ、導入後は３日まで短縮できた

都市ガス営業の部署では、昨年６月～１２月の間に、A3用紙1398枚が削減できた

注文書・注文請書や見積書も回覧完了までの日数が数日間短縮できている

承認までの期間が大幅に短縮できている

導入の決め手

ExcelやWordが混在していても、アップロード時にシステムが自動でPDF化してくれる点

柔軟なライセンス体系を持ち、必要な人数での利用が可能で電子署名機能が使い放題なところ

コスト面や機能面で要望に合致した

導入のプロセス

まずはガス事業の営業部門とグループ企業とのやり取りから導入し、現在はホールディングスのグループ外の企業様との回覧にも使用している。

活用方法

日報や交通費、製造部門の検査業務に関わる書類といった社内向け文書に使っている他、注文書、注文請書、見積書など社外向けの書類にも使用している。

社内の反応

1人あたり330円×人数×期間という費用感を説明すると、前向きな反応が多かった。

今後の展望

設備の図面なども送れるようにしたり、他のシステムで作った書面をシームレスにShachihata Cloudに連携できないか模索している。未導入の部署やグループ会社にも積極的に展開していきたい。各部署内だけでなく、部署間やグループ会社間で発生する業務にも応用して、各所での連携がよりスムーズに行えるようにもサポートしていきたい。

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