シヤチハタクラウドの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜鹿島エンジニアリング株式会社
経費精算をはじめ 社内決裁書類全般の処理にShachihata Cloudを活用 導入の決め手は「馴染みやすさ」
掲載日: 2024/5/30
課題・目的
社内が紙とハンコの世界で電子化が進んでいなかった
申請者、承認者、事務部門が物理的に離れており非効率だった
領収書の郵送が必要で時間とコストがかかっていた
導入後の効果
経理担当者の業務が楽になり、振込作業が簡単で正確になった
出張先からの書類郵送が不要になり、処理が早くなり郵送代も削減された
取締役会議事録の承認作業が1カ月から1日に短縮された
まとめ
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プロに相談する導入事例の詳細
導入前の課題
社内が紙とハンコの世界で電子化が進んでいなかった
申請者、承認者、事務部門が物理的に離れており非効率だった
領収書の郵送が必要で時間とコストがかかっていた
運賃の手動調べと確認に手間がかかっていた
導入の目的
社内全体の電子化を進めるため
電子帳簿保存法への対応を急ぐため
経費精算などのプロセスの効率化を図るため
導入後の効果
経理担当者の業務が楽になり、振込作業が簡単で正確になった
出張先からの書類郵送が不要になり、処理が早くなり郵送代も削減された
取締役会議事録の承認作業が1カ月から1日に短縮された
操作履歴が残るため内部統制上の強化に貢献している
書類紛失のリスクがなくなった
導入の決め手
紙と同じ感覚で使えて馴染みやすい点
紙の時代に使っていた帳票がそのまま使える点
社員の抵抗感が少ない導入しやすさ
導入のプロセス
2023年4月に山﨑様が異動してきた時点で電子化が進んでおらず、電子帳簿保存法開始直前だったため、システムを調査した結果Shachihata Cloudにたどり着き、2023年10月より運用を開始した。
活用方法
経費精算システムをはじめ、社内決裁文書や外部との電子契約書の保存、取締役会の議事録の承認など、幅広く活用している。
社内の反応
経理担当者からはかなり楽になったと好評で、社員にも馴染みやすく受け入れられている。
今後の展望
AI-OCR機能による領収書読込みの強化、差戻し連絡が関係者全員に行く機能の導入を期待している。他社の好事例紹介の場を提供してほしいと考えている。
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組織の規模に関係なく、使いやすく自由度が効き、ランニングコストがリーズナブルなシステムを求める企業、特にベテラン社員に受け入れられやすいシステムを求める企業にお勧め。
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導入の効果承認・決裁のリードタイムが1週間から2日に大幅短縮。
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