シヤチハタクラウド の導入事例

課題・目的

大量のファイルがあり、年間50冊から60冊ほど発生し、保管場所が足りない

担当者が変わると書類の所在が分からなくなることがある

ほとんど全ての資料を印刷しており、特に会議資料の印刷が大きな負担だった

導入後の効果

承認スピードが格段に上がり、以前は数週間かかっていた稟議が1日で決裁が完了することもある

出先でも稟議の決裁ができるようになり、担当者が不在でも業務が滞らなくなった

複数のシステムを使い分ける必要がなくなり、業務の短縮につながっている

まとめ

東海商工会議所は、大量の紙書類による保管・検索の負担、複数システムへの二重入力、出張時の承認停滞といった課題を抱えていた。既存基幹システムTOASとの連携と、ワークフロー・グループウェア・勤怠管理のオールインワン設計を目的にShachihata Cloudを導入。決め手はTOAS活用の容易さ、他商工会議所の導入実績、地元企業によるサポート体制であった。導入後は、出張先からの承認が可能となり決裁スピードが数週間から1日に短縮、システム統合で重複入力が解消され、完全ペーパーレス化に向けた基盤が整った。

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導入事例の詳細

導入前の課題

大量のファイルがあり、年間50冊から60冊ほど発生し、保管場所が足りない

担当者が変わると書類の所在が分からなくなることがある

ほとんど全ての資料を印刷しており、特に会議資料の印刷が大きな負担だった

複数のシステムへの二重入力に悩まされていた

企業のIT化を支援する立場でありながら、自分たち自身がIT化できていないというジレンマを抱えていた

導入の目的

ペーパーレス化と業務効率化を同時実現するため

既存の基幹システムTOASを活用できるワークフローを導入するため

勤怠管理やグループウェアといった必要な機能が一つのシステムで完結できるようにするため

導入後の効果

承認スピードが格段に上がり、以前は数週間かかっていた稟議が1日で決裁が完了することもある

出先でも稟議の決裁ができるようになり、担当者が不在でも業務が滞らなくなった

複数のシステムを使い分ける必要がなくなり、業務の短縮につながっている

勤怠管理の日報機能がスケジュール管理と連携しており、ボタン一つで内容が反映されるため手間が大幅に削減された

導入の決め手

月額のコストが他社と比べて安価であったこと

名古屋商工会議所様をはじめ、すでに他の商工会議所で導入実績があったこと

地元の企業であるという点

既存システムTOASの活用が可能なワークフローであること

勤怠管理やグループウェアといった必要な機能が一つのシステムで完結できること

導入のプロセス

日本商工会議所全体でIT化を推進する動きがあり、合同展示会に参加し、様々なシステムの担当者から話を伺い、TOASのワークフロー、Shachihata Cloudともう1社の3社で比較検討した後、Shachihata Cloudを選定した。導入時はマニュアルを作成して全体で共有し、問題点を都度報告してもらい改善を重ねた。

活用方法

TOASからデータをPDF形式で出力し、それをShachihata Cloudのワークフローに添付して回覧している。経費の申請に利用しており、グループウェア機能ではスケジュール管理や掲示板を利用している。

社内の反応

「新しいことを始めると、かえって手間が増えるのではないか」という警戒心は強かったが、使い方自体は非常に簡単で、操作面で困ることはなかった。

今後の展望

最終的な目標は、完全なペーパーレス化と電帳法への対応であり、全ての稟議をShachihata Cloudに移行したいと考えている。勤怠データと給与計算システムの連携による自動化も目指している。

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